Hinweise zur Verarbeitung als gemeinsam Verantwortliche

Datenverarbeitung als gemeinsam Verantwortliche

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in bestimmten Fällen unter Verwendung einer gemeinsam genutzten Verwaltungssoftware (folgend als „Software“ bezeichnet). In der Software werden personenbezogene Daten über Pat:innen und Spender:innen verarbeitet, die durch die Parteien erhoben wurden. Es werden Stammdaten zu Pat:innen und Spender:innen unter Zuweisung zu einer Pat:innennummer bzw. Referenznummer gespeichert. Eine Verarbeitung der Daten mittels der Software, insbesondere in der Form des Einstellens, des Abrufs und der Ergänzung und Veränderung der Daten, kann grundsätzlich durch alle unsere Angehörig:innen und Mitarbeiter:innen vorgenommen werden, die mit einem entsprechenden Rechtskonzept ausgestattet sind.

Mittels der gemeinsam genutzten Software verarbeiten der Plan International Deutschland e.V., die Plan Shop GmbH und die Stiftung Hilfe mit Plan die vorhandenen Daten jeweils zur Verfolgung ihrer eigenständig festgelegten Zwecke. Der Server und die weitere zum Betrieb der Software benötigte technische Infrastruktur sind dem Plan International Deutschland e.V. zugeordnet. Für die Pflege und Administration der Software ist die Plan Service gGmbH zuständig.

Zudem verarbeiten wir Daten im Rahmen der Informationen zum gemeinnützigen Vererben und zur Testamentsgestaltung. Hierbei verarbeiten Plan International Deutschland e.V. und die Stiftung Hilfe mit Plan personenbezogenen Daten (z.B. Stammdaten, Daten über die Nachlassverwaltung) im Rahmen der Informationen zum gemeinnützigen Vererben und zur Testamentsgestaltung gemeinsam.

Im Rahmen einer gemeinsamen Mediendatenbank, die von Plan International Deutschland e.V. betrieben wird, werden freigegebene und geprüfte Bilder und Videos dem Plan Shop GmbH, Plan International Deutschland e.V. und der Stiftung Hilfe mit Plan zur Verfügung gestellt.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen von Veranstaltungen gemeinsam. Hierbei werden anlassbezogen gemeinsame Adresslisten erstellt. Die Einladungen werden separat, aber auch gemeinsam versendet.

Wir betreiben ein gemeinsames Dokumentenmanagementsystem.

Verteilung der Verantwortlichkeit

Wir haben festgelegt, wer von uns bezüglich dieser Verarbeitung welche datenschutzrechtlichen Pflichten erfüllt, insbesondere was die Wahrnehmung Ihrer Rechte angeht.
Hinsichtlich bestimmter Pflichten haben wir eine gemeinsame Zuständigkeit vereinbart. Diese Pflichten darf jede:r von uns jeweils selbständig für alle anderen wahrnehmen, wobei wir uns dabei jeweils im erforderlichen Umfang unterstützen. Eine gemeinsame Zuständigkeit besteht hinsichtlich

• der Informationspflichten gem. Art. 13 DSGVO und Art. 14 DSGVO;
• der Wahrnehmung des Rechts auf Auskunft gem. Art. 15 DSGVO, des Rechts auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO, der Mitteilungspflicht des Art. 19 DSGVO und des Widerspruchsrecht gem. Art. 21 DSGVO. Ihre Anfragen werden unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags, von der Stelle beantwortet, bei der die Anfrage eingegangen ist.;
• der Einschaltung von Auftragsverarbeiter:innen, inklusive Überprüfung und Administration der notwendigen Auftragsverarbeitungsverträge;der Dokumentation der Auswahl und der Sicherstellung von technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. Art. 24 und Art. 32 DSGVO für den Plan International Deutschland e.V. und die Plan Service gGmbH
• Anfragen von staatlichen Stellen.

Hinsichtlich weiterer Pflichten haben wir eine exklusive Zuständigkeit vereinbart. In diesem Fall üben nur die aufgeführten Stellen diese Pflicht für die übrigen aus. Sollte die Pflicht nicht von der aufgeführten Stelle erfüllt werden, geht die Zuständigkeit auf die übrigen Stellen über. Eine exklusive Zuständigkeit besteht hinsichtlich

• Nachweispflicht der Verarbeitungsgrundsätze gem. Art. 5 Abs. 2 DSGVO für den Plan international Deutschland e.V.;
• des Rechts auf Berichtigung gem. Art. 16 DSGVO für den Plan international Deutschland e.V. bezüglich Adressdaten und für den Plan International Deutschland e.V. und die Plan Shop GmbH bezüglich Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
• des Rechts auf Löschung gem. Art. 17 DSGVO für die Plan Service gGmbH;
• der Melde- und Benachrichtigungspflichten gem. Art. 33 und Art. 34 DSGVO für den Plan International Deutschland e.V.;
• Datenschutz-Folgenabschätzung für den Plan International Deutschland e.V.

Gemeinsame Anlaufstelle

Plan International Deutschland e.V. ist die gemeinsame Anlaufstelle gem. Art. 26 Abs. 1 S. 3 DSGVO.

Beendigung der Vereinbarung

Diese Vereinbarung kann jederzeit durch jede:n von uns durch schriftliche Erklärung gegenüber den Übrigen gekündigt werden. Die Kündigungsfrist beträgt sechs (6) Monate zum Monatsende. Im Falle der Kündigung richtet sich die weitere Verarbeitung der Daten nach dem für die jeweilige Stelle geltenden Recht. Wir ermöglichen es uns gegenseitig, die verarbeiteten Daten jeweils selbst zu speichern.